Найди себе ассистента
Работая в одиночку, вы привыкаете полагаться только на себя, сокращать затраты и трудиться изо всех сил. Между тем в какой-то момент работы может стать так много, что у вас не останется сил на ведение бизнеса и выполнение по-настоящему стоящих задач.

2 августа 2022
Время чтения: 15 мин
О чем расскажем в статье
Задачи, с которыми может справляться ассистент

Рабочие
  • Ведение официальной документации и организация личной переписки.
  • Обеспечение офиса: обеспечение порядка, своевременную покупку канцелярских товаров, средства ухода, встречи гостей и др.
  • Замещение руководителя на переговорах и в командировках.
  • Продажи.
  • СММ.
  • Найм и увольнение персонала.
  • Прием и отбор партнеров и клиентов в компанию. Ведение переговоров с клиентами.

Семейные
  • Вопросы, связанные с детьми: забирать и увозить детей в садик или школу.
  • Вопросы, касающиеся личного автомобиля руководителя или его супруги.
  • Покупка домой продуктов, заказ домработницы и прочие.
Ключевой результат ассистента - свободное время руководителя
Ключевой результат ассистента - свободное время руководителя
С кем его можно перепутать
Предприниматели хотят получить сверхчеловека

  • выполняет любые поручения руководителя;
  • ставит задачи топ-менеджерам;
  • контролирует работу отделов;
  • готовит отчеты, принимает звонки;
  • покупает авиабилеты и цветы;
  • пишет статьи и ведет соцсети;
  • размещает рекламу;
  • ведет документооборот;
  • организует мероприятия для компании;
  • понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
  • выполняет поручения членов семьи руководителя;
  • на связи круглосуточно.
Еще личный помощник должен привлекательно выглядеть, знать этикет, закончить университет, разбираться в финансовой аналитике и хорошо знать как минимум английский язык.
Что делают ассистенты на самом деле
Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.

Чтобы не путаться, можно размышлять так:
  • даете больше личных поручений — нужен помощник;
  • больше задач для компаний — бизнес-ассистент.
Чтобы не путаться, можно размышлять так:
  • даете больше личных поручений — нужен помощник;
  • больше задач для компаний — бизнес-ассистент.
Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.
Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам
Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.
2 типа ассистентов
Студент
Это условное название. Под ним мы подразумеваем человека, в котором вы не видите потенциала роста, с небольшими зарплатными ожиданиями на множество рутинных задач.

Требования
  • он закрывает задачи здесь и сейчас;
  • от него не требуется особой квалификации;
  • главные характеристики: желание работать, учиться и выполнять разноплановые задачи, чтобы заработать деньги.

Где искать

  • студенты и выпускники вузов;
  • группы по вакансиям во «ВКонтакте»;
  • выпускники различных школ ассистентов;
  • близкое окружение.

Зарплата
Для Москвы — до 50 000 ₽. И до 35 000 ₽ для регионов.

На вырост или правая рука
Тут задача и стратегия немного сложнее. Нужно нанять человека с предпосылкой делегирования ему руководящих задач, то есть «правую руку». Человека, который вникает во всё, что вы делаете, ездит с вами на встречи, общается с командой, а впоследствии заменяет вас в случае отъездов и путешествий, выполняя ваши задачи.

Такой человек — стратегически верное решение в случае, если вы заранее готовите практику к автоматизации, своим отъездам и передаче задач управляющему, который прошел с вами весь путь с самого начала и точно знает, что и как делать. Это гораздо удобнее, чем нанимать кого-либо стороннего на должность руководителя.

Такой человек берется на должность ассистента с целью последующего роста. Здесь студент или новичок не подойдет.

Требования
  • желание учиться и развиваться в вашей сфере;
  • инициативность;
  • желание работать и расти по карьерной лестнице;
  • человеку должен нравиться ваш продукт;
  • человеку должны быть близки ваши миссия и ценности;
  • вы должны доверять этому человеку.

Где искать
  • в близком окружении: возможно, доверенное лицо уже есть где-то рядом;
  • работные сайты;
  • выпускники школ бизнес-ассистентов более высокого уровня.

Зарплата
Может начинаться от 50 000 ₽ и должна постепенно расти по мере увеличения ответственности и расширения задач до 100 — 150 000 ₽, иногда вплоть до доли в бизнесе.
3 ошибки при поиске ассистента
  • Вера работодателей и соискателей в то, что работа на этой позиции не требует специального набора знаний
    и умений
    Ассистент проникает в сферу жизнедеятельности руководителя и компании настолько глубоко, что ему становится известно то, что неизвестно ни одному другому сотруднику. Он видит руководителя «и в горе, и в радости», знает его предпочтения, а порою и предпочтения его родных и близких, и, несмотря на кажущуюся простоту профессии, на него возлагается огромная ответственность.
  • Руководители пытается подстроиться под сотрудника,
    а не наоборот
    Когда речь идет о непрофессиональной работе экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого обыкновенного служащего или рабочего – дело поправимое. Этих специалистов достаточно легко сменить.

    Совсем другое дело, когда непрофессионализм и некомпетентность обнаруживаются в таком близком к руководителю специалисте, как бизнес-ассистент. К сожалению, в настоящее время рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на позицию ассистента. Ведь, на первый взгляд, функции, исполняемые им, просты и незатейливы, он не должен обладать специальным набором знаний.

    Неудивительно, что, наняв такого человека, руководитель оказывается вынужден взять на себя огромную часть функций, которые на самом деле должен исполнять грамотный, подготовленный к должности профессиональный ассистент.

    Отсутствие элементарных знаний о профессии, а в большинстве случаев и откровенная профессиональная непригодность личного помощника приводят к тому, что не помощник подстраивается под руководителя, а руководитель подстраивается под нерадивого специалиста.

    Деятельность любого человека, занимающего эту должность, пусть даже недостаточно грамотного, настолько переплетается с деятельностью самого руководителя, что тот становится заложником ситуации – ему легче попытаться сгладить негатив от личного помощника, чем уволить его.

    И даже в условиях крайней нежелательности увольнения личного помощника статистика показывает, что около 85% руководителей меняют своих персональных ассистентов не реже чем раз в год. Говорит ли эта статистика о том, что рынок переполнен специалистами? Наоборот, она говорит о том, что, несмотря на огромное количество претендентов на позицию персонального помощника, реальный выбор очень скуден. Понятно, что причина того, что смена личных помощников происходит так часто, в профессиональной непригодности кандидатов. Но зачастую бывает виноват и сам руководитель.
  • Заблуждение, что ассистент — дешевый специалист
    Чаще всего будущим помощникам предлагают зарплату в диапазоне от 25 до 40 тыс. рублей в месяц.

    Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в Москве, не является привлекательным для высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и пунктуальных.

    Неудивительно, что, задавая такие параметры найма, руководители получают некомпетентных сотрудников и оказываются вынужденными выполнять большую часть работы личного помощника самому, довольствуются лишь тем, на что хватает способностей такого «горе-специалиста».
Как сделать так, чтобы ассистент показал результат и не ушел
  • Пропишите процессы
    Созвонитесь или встретьтесь. Попросите включить диктофон, и очень точно расскажите, как у вас работает проект. Затем надо, чтобы человек обдумал это все и пришел к вам с вопросами. А потом, когда ему все понятно, сам себе расписал, как у вас идет процесс. Когда человек это делает сам, он, во-первых, чувствует свою значимость, во-вторых, понимает, что ему это удобно, это он сам себе придумал схему, расписал все по шагам.
  • Поставьте цель, дайте срок и объясните, какой результат вы хотите
    Нужно принять, что человек будет тупить первый месяц – так делают все. Просто не мешайте человеку работать, дайте ему денег, понятную цель и оставьте в покое. Займите себя, делай свою работу.
  • Приучите помощника записывать за вами
    У него должна быть привычка записывать за вами и тут же переносить в базу знаний. И когда человек это делает, он лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил.
  • Ничего не делайте сами
    Первая работа, которую сдаст ассистент, будет сделана плохо. Ничего. Вы говорите, что конкретно вам не нравится и какой результат вам нужен, вы объясняете, почему и для чего нужен именно такой результат. Когда человек понял, что вам не нравится, а не просто: все плохо, переделывай – он понимает, что делать в следующий раз. Он идет и заносит себе это в базу знаний. И вот через месяц у вас уже 20 страниц знаний, и вы не отвечаете на миллион тупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек идет в базу знаний, потом в Гугл, потом к вам.
  • Давайте «рабочие» задания, которые вам нужны
    • документооборот
    • продажи
    • первичная бухгалтерия
    • поиск и размещение информации в интернете, текст
    • организация праздников
    • сложное задание без важных деталей
  • Никакого интима
    Но если это уже случилось, то лучше искать другого ассистента.
  • Расскажите о себе на случай форс-мажора
    Какие проблемы со здоровьем, контакты близких людей, врачей, ГИБДД, страховки, все-все-все, должно быть у него всегда под рукой.
  • Следите за конфиденциальностью
    При приеме на работу обязательно подпишите трудовой договор, укажите все паспортные данные помощника.

    Прежде чем передать дела, познакомьтесь с ближним кругом: узнайте про родителей, братьев, сестер. Выясните, где ассистент живет.

    Передавайте ценную информацию минимум через два месяца совместной работы.
9 шагов к лучшему ассистенту
  • Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени
    Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течения дня: почистить зубы, позавтракать, заправить автомобиль.
  • Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать
  • Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом. И те, которые можете отдать сразу и легко. Назовем эти задачи «чужой работой»
  • Оцените затраченное время в часах для каждой задачи из «чужой работы»
  • Оцените стоимость своего часа. Для этого поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц
  • Определите стоимость задач из «чужой работы»
    Эту сумму вы просто сливаете. Это время и деньги можно не тратить, а делегировать чужие задачи и зарабатывать еще больше. Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.
  • Сформулируйте профиль должности помощника
    Например, это можно сделать по ссылке.
  • Запустите трафик и отберите подходящего
  • Адаптируйте его и освободите свое время
Была ли полезна статья?
Лайк
Норм
Нет пользы
Читайте также

Подписывайтесь на нашу рассылку статей о найме