Найди себе ассистента

Предприниматели хотят получить сверхчеловека

• выполняет любые поручения руководителя;
• ставит задачи топ-менеджерам;
• контролирует работу отделов;
• готовит отчеты, принимает звонки;
• покупает авиабилеты и цветы;
• пишет статьи и ведет соцсети;
• размещает рекламу;
• ведет документооборот;
• организует мероприятия для компании;
• понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
• выполняет поручения членов семьи руководителя;
• на связи круглосуточно.

Бизнес-ассистентов часто путают с#nbsp;личными помощникам и#nbsp;секретарями. Это три должности с#nbsp;похожими обязанностями и#nbsp;задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и#nbsp;авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в#nbsp;химчистку и#nbsp;следили за#nbsp;календарем, ему нужен личный помощник. У#nbsp;этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и#nbsp;работа с#nbsp;документами, но#nbsp;их#nbsp;будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на#nbsp;персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на#nbsp;совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и#nbsp;контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но#nbsp;их#nbsp;будет мало.

Секретарь#nbsp;— это третья история. Это человек в#nbsp;приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с#nbsp;первичной бухгалтерией. Секретарь работает с#nbsp;девяти до#nbsp;шести, личный помощник должен быть на#nbsp;связи круглосуточно, как и#nbsp;ассистент.

Ассистент#nbsp;— это правая рука руководителя, он#nbsp;получает высокие полномочия, может говорить от#nbsp;имени руководителя на#nbsp;переговорах, принимать решения.

Это деление на#nbsp;ассистента и#nbsp;помощника важно, потому что не#nbsp;каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И#nbsp;не#nbsp;каждый помощник потянет обязанности ассистента.

Это условное название. Под ним мы#nbsp;подразумеваем человека, в#nbsp;котором вы#nbsp;не#nbsp;видите потенциала роста, с#nbsp;небольшими зарплатными ожиданиями на#nbsp;множество рутинных задач.

Требования

• он#nbsp;закрывает задачи здесь и#nbsp;сейчас;
• от#nbsp;него не#nbsp;требуется особой квалификации;
• главные характеристики: желание работать, учиться и#nbsp;выполнять разноплановые задачи, чтобы заработать деньги.

Где искать

• студенты и#nbsp;выпускники вузов;
• группы по#nbsp;вакансиям во#nbsp;«ВКонтакте»;
• выпускники различных школ ассистентов;
• близкое окружение.

Зарплата
Для Москвы#nbsp;— до#nbsp;50 000 ₽. И#nbsp;до#nbsp;35 000 ₽ для регионов.

Тут задача и#nbsp;стратегия немного сложнее. Нужно нанять человека с#nbsp;предпосылкой делегирования ему руководящих задач, то#nbsp;есть «правую руку». Человека, который вникает во#nbsp;всё, что вы#nbsp;делаете, ездит с#nbsp;вами на#nbsp;встречи, общается с#nbsp;командой, а#nbsp;впоследствии заменяет вас в#nbsp;случае отъездов и#nbsp;путешествий, выполняя ваши задачи.

Такой человек#nbsp;— стратегически верное решение в#nbsp;случае, если вы#nbsp;заранее готовите практику к#nbsp;автоматизации, своим отъездам и#nbsp;передаче задач управляющему, который прошел с#nbsp;вами весь путь с#nbsp;самого начала и#nbsp;точно знает, что и#nbsp;как делать. Это гораздо удобнее, чем нанимать кого-либо стороннего на#nbsp;должность руководителя.

Такой человек берется на#nbsp;должность ассистента с#nbsp;целью последующего роста. Здесь студент или новичок не#nbsp;подойдет.

Требования

• желание учиться и#nbsp;развиваться в#nbsp;вашей сфере;
• инициативность;
• желание работать и#nbsp;расти по#nbsp;карьерной лестнице;
• человеку должен нравиться ваш продукт;
• человеку должны быть близки ваши миссия и#nbsp;ценности;
• вы#nbsp;должны доверять этому человеку.

Где искать

• в#nbsp;близком окружении: возможно, доверенное лицо уже есть где-то рядом;
• работные сайты;
• выпускники школ бизнес-ассистентов более высокого уровня.

Зарплата
Может начинаться от#nbsp;50 000 ₽ и#nbsp;должна постепенно расти по#nbsp;мере увеличения ответственности и#nbsp;расширения задач до#nbsp;100#nbsp;— 150 000 ₽, иногда вплоть до#nbsp;доли в#nbsp;бизнесе.

Ассистент проникает в#nbsp;сферу жизнедеятельности руководителя и#nbsp;компании настолько глубоко, что ему становится известно то, что неизвестно ни#nbsp;одному другому сотруднику. Он#nbsp;видит руководителя «и#nbsp;в#nbsp;горе, и#nbsp;в#nbsp;радости», знает его предпочтения, а#nbsp;порою и#nbsp;предпочтения его родных и#nbsp;близких, и, несмотря на#nbsp;кажущуюся простоту профессии, на#nbsp;него возлагается огромная ответственность.

Когда речь идет о#nbsp;непрофессиональной работе экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого обыкновенного служащего или рабочего#nbsp;— дело поправимое. Этих специалистов достаточно легко сменить.

Совсем другое дело, когда непрофессионализм и#nbsp;некомпетентность обнаруживаются в#nbsp;таком близком к#nbsp;руководителю специалисте, как бизнес-ассистент. К#nbsp;сожалению, в#nbsp;настоящее время рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на#nbsp;позицию ассистента. Ведь, на#nbsp;первый взгляд, функции, исполняемые им, просты и#nbsp;незатейливы, он#nbsp;не#nbsp;должен обладать специальным набором знаний.

Неудивительно, что, наняв такого человека, руководитель оказывается вынужден взять на#nbsp;себя огромную часть функций, которые на#nbsp;самом деле должен исполнять грамотный, подготовленный к#nbsp;должности профессиональный ассистент.

Отсутствие элементарных знаний о#nbsp;профессии, а#nbsp;в#nbsp;большинстве случаев и#nbsp;откровенная профессиональная непригодность личного помощника приводят к#nbsp;тому, что не#nbsp;помощник подстраивается под руководителя, а#nbsp;руководитель подстраивается под нерадивого специалиста.

Деятельность любого человека, занимающего эту должность, пусть даже недостаточно грамотного, настолько переплетается с#nbsp;деятельностью самого руководителя, что тот становится заложником ситуации#nbsp;— ему легче попытаться сгладить негатив от#nbsp;личного помощника, чем уволить его.

И#nbsp;даже в#nbsp;условиях крайней нежелательности увольнения личного помощника статистика показывает, что около 85% руководителей меняют своих персональных ассистентов не#nbsp;реже чем раз в#nbsp;год. Говорит#nbsp;ли эта статистика о#nbsp;том, что рынок переполнен специалистами? Наоборот, она говорит о#nbsp;том, что, несмотря на#nbsp;огромное количество претендентов на#nbsp;позицию персонального помощника, реальный выбор очень скуден. Понятно, что причина того, что смена личных помощников происходит так часто, в#nbsp;профессиональной непригодности кандидатов. Но#nbsp;зачастую бывает виноват и#nbsp;сам руководитель.

Чаще всего будущим помощникам предлагают зарплату в#nbsp;диапазоне от#nbsp;25 до#nbsp;40 тыс. рублей в#nbsp;месяц.

Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в#nbsp;Москве, не#nbsp;является привлекательным для высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и#nbsp;пунктуальных.

Неудивительно, что, задавая такие параметры найма, руководители получают некомпетентных сотрудников и#nbsp;оказываются вынужденными выполнять большую часть работы личного помощника самому, довольствуются лишь тем, на#nbsp;что хватает способностей такого «горе-специалиста».

Созвонитесь или встретьтесь. Попросите включить диктофон, и#nbsp;очень точно расскажите, как у#nbsp;вас работает проект. Затем надо, чтобы человек обдумал это все и#nbsp;пришел к#nbsp;вам с#nbsp;вопросами. А#nbsp;потом, когда ему все понятно, сам себе расписал, как у#nbsp;вас идет процесс. Когда человек это делает сам, он, во-первых, чувствует свою значимость, во-вторых, понимает, что ему это удобно, это он#nbsp;сам себе придумал схему, расписал все по#nbsp;шагам.

Нужно принять, что человек будет тупить первый месяц#nbsp;— так делают все. Просто не#nbsp;мешайте человеку работать, дайте ему денег, понятную цель и#nbsp;оставьте в#nbsp;покое. Займите себя, делай свою работу.

У#nbsp;него должна быть привычка записывать за#nbsp;вами и#nbsp;тут#nbsp;же переносить в#nbsp;базу знаний. И#nbsp;когда человек это делает, он#nbsp;лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил.

Первая работа, которую сдаст ассистент, будет сделана плохо. Ничего. Вы#nbsp;говорите, что конкретно вам не#nbsp;нравится и#nbsp;какой результат вам нужен, вы#nbsp;объясняете, почему и#nbsp;для чего нужен именно такой результат. Когда человек понял, что вам не#nbsp;нравится, а#nbsp;не#nbsp;просто: все плохо, переделывай#nbsp;— он#nbsp;понимает, что делать в#nbsp;следующий раз. Он#nbsp;идет и#nbsp;заносит себе это в#nbsp;базу знаний. И#nbsp;вот через месяц у#nbsp;вас уже 20 страниц знаний, и#nbsp;вы#nbsp;не отвечаете на#nbsp;миллион тупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек идет в#nbsp;базу знаний, потом в#nbsp;Гугл, потом к#nbsp;вам.

Но#nbsp;если это уже случилось, то#nbsp;лучше искать другого ассистента.

Какие проблемы со#nbsp;здоровьем, контакты близких людей, врачей, ГИБДД, страховки, все-все-все, должно быть у#nbsp;него всегда под рукой.

При приеме на#nbsp;работу обязательно подпишите трудовой договор, укажите все паспортные данные помощника.

Прежде чем передать дела, познакомьтесь с#nbsp;ближним кругом: узнайте про родителей, братьев, сестер. Выясните, где ассистент живет.

Передавайте ценную информацию минимум через два месяца совместной работы.

✓ Составьте список задач, которые вы#nbsp;делаете в#nbsp;течение дня или хотели#nbsp;бы делать, если#nbsp;бы было больше времени
Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в#nbsp;течения дня: почистить зубы, позавтракать, заправить автомобиль.

✓ Определите стоимость задач из#nbsp;«чужой работы».
Эту сумму вы просто сливаете. Это время и деньги можно не тратить, а делегировать чужие задачи и зарабатывать еще больше. Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.